Vastgesteld op: 13-3-1996

Tekstuele correctie op: 13-3-1996

Printdatum: 24-3-2005

 

Download huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT E.Z.& P.C. ELST

 

ALGEMEEN

Artikel 1

1. Dit huishoudelijk reglement bevat een nadere uitwerking van de bepalingen gesteld in de Statuten van de Elster Zwem- en Poloclub en mag geen bepalingen bevatten, die met die statuten in strijd zijn.
2. De kleuren van de vereniging zijn blauw, geel en zwart.

DEFINITIES

 

Artikel 2

 

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

 

• de vereniging: de Elster Zwem- en Poloclub, gevestigd te Elst (Gelderland) en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Nijmegen onder nummer 40120292.
• het bestuur: het bestuur van de vereniging, bedoeld in artikel 12 van de statuten;
• voorzitter: de voorzitter van het bestuur;
• secretaris: de secretaris van het bestuur;
• penningmeester: de penningmeester van het bestuur;
• bestuurslid: één van de leden van het bestuur;
• leden: de natuurlijke personen bedoeld in artikel 4, leden 1a en 2 van de statuten
• aspiranten: de natuurlijke personen bedoeld in artikel 4, leden 1b en 3 van de statuten;
• ereleden en leden van verdienste: de natuurlijke personen bedoeld in artikel 4, leden 1c, 4 en 5 van de statuten;
• donateurs: de natuurlijke personen of rechtspersonen bedoeld in artikel 4, leden 1d en 6 van de statuten;
• ledenvergadering: de algemene ledenvergadering bedoeld in artikel 17 van de statuten;
• jaarvergadering: de algemene ledenvergadering bedoeld in artikel 18 van de statuten;

 

1.3 INDELING IN CATEGORIEËN

Artikel 3

1. Volgens artikel 4 van de statuten kent de vereniging
   1. leden;
   2. aspiranten;
   3. ereleden en leden van verdienste;
   4. donateurs
2. De leden en aspiranten worden als volgt naar categorie onderscheiden:
   1. zwemmende leden en zwemmende aspiranten, die de wedstrijdsport beoefenen en jonger zijn dan 16 jaar;
   2. zwemmende leden, die de wedstrijdsport beoefenen en 16 jaar of ouder zijn;
   3. zwemmende leden en zwemmende aspiranten, die niet de wedstrijdsport beoefenen;
   4. niet-zwemmende kaderleden: leden, die een functie binnen de vereniging vervullen zonder gebruik te maken van de door de vereniging geboden faciliteiten;
   5. niet-zwemmende buitengewone leden: wettelijk vertegenwoordigers van een of meer aspiranten; per aspirant kan slechts één wettelijk vertegenwoordiger als buitengewoon lid geregistreerd zijn;
   6. overige leden en aspiranten. 
3. 1. De leden resp. aspiranten worden bij de voorwaardelijke toelating als lid resp. aspirant na overleg door het bestuur in de door hen gewenste categorie ingedeeld.
   2. Indien de vereniging ten behoeve van de deelname van het lid resp. de aspirant aan de activiteiten van of voor de categorie, die het lid resp. de aspirant wenst te verlaten, financiële verplichtingen heeft aangegaan, is het lid resp. de aspirant gehouden deze verplichtingen na te komen.

 

AANVRAGEN LIDMAATSCHAP RESP. ASPIRANTSCHAP

 

Artikel 4

1. Voor de aanvraag van het lidmaatschap resp. aspirantschap wordt door of vanwege de secretaris een inschrijfformulier ter beschikking gesteld, waarop de voor het behandelen van de aanvraag noodzakelijke gegevens moeten worden vermeld.Op dit formulier zijn de voorwaarden aangegeven, waaraan de aanvraag dient te voldoen.
2. De aanvraag geschiedt door het inschrijfformulier bij de secretaris of een door het bestuur aan te wijzen instantie in te leveren, waarbij
   • het inschrijfformulier volledig en zonder voorbehoud moet zijn ingevuld;
   • het inschrijfformulier door de aanvrager en --indien van toepassing-- tevens door de wettelijke vertegenwoordiger moet zijn ondertekend;
   • op het inschrijfformulier de datum van inlevering vermeld moet zijn;
3. Als datum van aanvraag geldt de gewenste datum van inschrijving, die vermeld is op het aanvraagformulier.
4. Binnen twee weken na inlevering van het aanvraagformulier wordt aan de aanvrager bericht van ontvangst gezonden, waarin tevens vermeld wordt:
   • de hoogte van het inschrijfgeld;
   • de hoogte van de jaarlijkse bijdrage;
   • de voorwaarden, waaronder het lidmaatschap beëindigd kan worden.
5. Het bestuur doet binnen vier weken na de datum van inlevering mededeling aan de aanvrager en --indien van toepassing-- aan diens wettelijke vertegenwoordiger, of aanvrager voorwaardelijk is toegelaten als lid resp. aspirant.
6. Het bestuur publiceert in de eerstvolgende uitgave van het officiële verenigingsorgaan haar besluit ten aanzien van de voorwaardelijke toelating.
7. Indien het bestuur in gebreke blijft de mededelingen in lid 4 en/of 5 van dit artikel te doen, dan is de aanvrager automatisch voorwaardelijk als lid resp. aspirant toegelaten met de datum van aanvraag als datum van ingang.
8. Het bestuur deelt binnen drie maanden na inlevering aan de aanvrager en --indien van toepassing-- aan diens wettelijke vertegenwoordiger haar beslissing mede betreffende de definitieve toelating als lid resp. aspirant. Indien het bestuur in gebreke blijft een dergelijke mededeling te doen, dan is de aanvrager automatisch definitief als lid resp. aspirant van de vereniging toegelaten met de datum van aanvraag als datum van ingang.
9. Indien het bestuur heeft besloten een aanvrager niet voorwaardelijk resp. definitief als lid resp. aspirant toe te laten, dan is het bestuur gehouden daarvan schriftelijk met redenen omkleed mededeling te doen aan de aanvrager en --indien van toepassing-- aan diens wettelijke vertegenwoordiger. Het bestuur is verplicht daarbij aan te geven op welke wijze de aanvrager van haar besluit in beroep kan gaan bij de ledenvergadering. Hangende het beroep is de aanvrager voorwaardelijk als lid resp. aspirant toegelaten.
10. De aanvrager kan van de beslissing tot niet-toelating als lid resp. aspirant in beroep gaan bij de ledenvergadering. De aanvrager dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de secretaris, waarin vermeld moet zijn:
    • de datum van inlevering;
    • de redenen van het beroep, bevattende de tegenargumenten tegen het bestuursbesluit tot niet-toelating;
    • een eventueel verzoek om door de ledenvergadering gehoord te worden.
11. Het beroep wordt door het bestuur op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de ledenvergadering opgenomen en moet daar worden behandeld. Blijven het bestuur en/of de vergadering van de ledenvergadering in gebreke, dan is de aanvrager automatisch toegelaten als lid resp. aspirant van de vereniging met de datum van aanvraag als datum van ingang.

 

VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN EN ASPIRANTEN

Artikel 5

1. De leden en aspiranten zijn verplicht de jaarlijkse bijdrage, zoals vastgesteld door de ledenvergadering, in ten hoogste twaalf maandelijkse termijnen bij vooruitbetaling te voldoen op een door de penningmeester te bepalen wijze. Leden resp. aspiranten, die in gebreke blijven deze betalingen te doen dan wel tijdig te doen, kunnen door het bestuur van hun rechten als lid resp. aspirant geschorst worden, totdat zij aan hun verplichtingen hebben voldaan. Herhaald in gebreke blijven kan een grond zijn tot opzegging van het lidmaatschap resp. aspirantschap door de vereniging. Tevens kan van leden resp. aspiranten, bij in gebreke blijven van hun betalingsverplichting, een vooruitbetaling van (het restant van) de gehele jaarlijkse bijdrage geëist worden.
2. Indien een lid resp. aspirant door bijzondere omstandigheden verhinderd is aan voor zijn team vastgestelde wedstrijden en/of voor zijn groep vastgestelde oefenprogramma's deel te nemen, dient het lid resp. de aspirant dit vroegtijdig mede te delen aan het bestuur dan wel aan de door of vanwege het bestuur aangestelde leiding. In geval van overmacht, zulks ter beoordeling van het bestuur of de daarvoor aangewezen leiding, dient het lid resp. de aspirant bedoelde mededeling achteraf te doen.

Het niet nakomen van het bepaalde in lid 2 van dit artikel kan grond zijn voor de beslissing van het bestuur om betrokkene voor een bepaalde periode het recht te ontzeggen om deel te nemen aan wedstrijden en/of oefenprogramma's voor het team en/of de groep, waarbij betrokkene is ingedeeld.

EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP/ASPIRANTSCHAP/DONATEURSCHAP

Artikel 6

 

1. Indien het lidmaatschap resp. aspirantschap resp. donateurschap eindigt door overlijden van het lid resp. de aspirant resp. de donateur vervallen met onmiddellijke ingang alle verplichtingen, die het lid resp. de aspirant resp. de donateur ten opzichte van de vereniging zou hebben.
2. Opzegging van het lidmaatschap volgens artikel 8, lid 1b van de statuten kan alleen tegen het eind van enig verenigingsjaar geschieden. Het lid dient daarvan schriftelijk mededeling te doen aan de secretaris, uiterlijk een maand voor het einde van het verenigingsjaar. Indien het lid in gebreke is gebleven de termijn van een maand aan te houden, dan wordt de opzegging geacht te zijn gedaan tegen het eind van het verenigingsjaar daaropvolgend. Het bestuur kan op voor haar acceptabele gronden ontheffing verlenen.
3. Opzegging van het aspirantschap volgens artikel 9, lid 1b kan op ieder moment van het verenigingsjaar plaatsvinden met inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden. De aspirant blijft bij de opzegging gehouden om de financiële verplichtingen na te komen, die de vereniging te zijnen behoeve heeft aangegaan.
4. Het lidmaatschap resp. aspirantschap van de vereniging kan door het lid resp. de aspirant met onmiddellijke ingang worden opgezegd, indien
   1. het lid resp. de aspirant verhuist naar een andere plaats, die op een afstand van tenminste 20 km. van de oorspronkelijke woonplaats van het lid ligt, mits door deze verhuizing de afstand naar het zwembad, waarin de vereniging haar oefenprogramma's en/of haar thuiswedstrijden afwerkt, groter is dan de oorspronkelijke afstand was.
   2. het lid resp. de aspirant op grond van een medische keuring gedurende tenminste zes maanden niet aan sportbeoefening mag deelnemen.
   3. het bestuur het lid resp. de aspirant op diens verzoek ontheft van het lidmaatschap resp. aspirantschap op grond van voor haar aanvaardbare redenen
5. Ontzetting uit het lidmaatschap resp. aspirantschap namens de vereniging kan alleen geschieden, indien het lid resp. de aspirant
   1. door houding en/of uitlatingen de belangen en/of de goede naam van de vereniging in ernstige mate schaadt;
   2. in ernstige mate tekort schiet in het nakomen van zijn verplichtingen als lid resp. aspirant.
6. Een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap resp. aspirantschap door de vereniging dient door het bestuur schriftelijk aan het lid resp. de aspirant te worden medegedeeld onder vermelding van
   1. de redenen, die tot de opzegging hebben geleid;
   2. de wijze, waarop het lid resp. de aspirant tegen dit besluit in beroep kan gaan;
   3. de datum, waarop de mededeling aan het lid resp. de aspirant is verzonden.

Het betrokken lid resp. de betrokken aspirant kan van het besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap resp. aspirantschap door de vereniging binnen één maand na de datum, waarop de mededeling is verzonden, in beroep gaan bij de ledenvergadering op dezelfde wijze als is vastgesteld in artikel 4, leden 10 en 11 van dit huishoudelijk reglement met betrekking tot de niet-toelating als lid resp. aspirant. Hangende het beroep is het lid resp. de aspirantlid geschorst.

BESTUURSTAKEN/-VERGADERINGEN/-BESLUITEN

Artikel 7

 

1. Het bestuur
   1. draagt zorg voor een goede gang van zaken in de vereniging;
   2. overlegt over het algemeen organisatorische beleid;
   3. neemt maatregelen om de werkzaamheden binnen de vereniging zo goed mogelijk te doen verrichten;
   4. coördineert het technische beleid binnen de vereniging;
   5. draagt zorg voor een goed beheer van de financiële en andere middelen, die de vereniging ten dienste staan;
   6. doet voorstellen aan de ledenvergadering;
   7. ziet toe op de naleving van de regels, die zijn vastgelegd in de statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten van de ledenvergadering.
2. Het bestuur vergadert tenminste zesmaal per jaar.
3. Het bestuur besluit in haar vergaderingen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. Over personen wordt te allen tijde schriftelijk gestemd.
4. Door of vanwege de secretaris wordt een verslag van iedere vergadering van het bestuur gemaakt. Nadat het verslag in een volgende vergadering is goedgekeurd, kan het aan een lid, op diens verzoek, vertrouwelijk ter inzage worden gegeven.
5. Door of vanwege het bestuur wordt een register van alle leden, aspiranten, donateurs en andere aangeslotenen bijgehouden, waarin vermeld worden: de naam, voornamen, geboortedatum, adres en datum van inschrijving als lid, aspirant, donateur of andere aangeslotene.
6. Via de Koninklijke Nederlandse Zwembond is een collectieve ongevallen- en wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor alle personen, die voorkomen in het register bedoeld in lid 5 van dit artikel, met uitzondering van de donateurs. De dekking omvat uitsluitend schaden ontstaan door ongevallen aan personen overkomen tijdens gebeurtenissen, die plaatsvinden tijdens een sportactiviteit voorzover deze verband houdt met het doel van de vereniging en bij het rechtstreeks gaan naar en komen van de plaats waar die activiteit plaatsvindt. Onder de activiteiten zijn mede begrepen vergaderingen van bestuur, teams, commissies, die worden gehouden door of vanwege de vereniging of de nationale organisatie, waarbij de  vereniging is aangesloten. In de dekking zijn niet begrepen de materiële schaden, toegebracht aan zaken als brillen, contactlenzen, prothesen, enz. De leden, aspiranten en andere aangeslotenen zijn verplicht om de schade direct te melden bij de penningmeester of de secretaris. Niet nakomen van deze verplichting heeft tot gevolg, dat geen aanspraak gemaakt kan worden op de dekking.
7. Het bestuur is verplicht met het betreffende team en de technische leiding daarvan overleg te plegen, voordat een overeenkomst met een sponsor voor kleding en/of door de KNZB goedgekeurde kledingreclame wordt aangegaan. Het bestuur is verplicht de regelingen na te komen, zoals die in het sponsorcontract zijn vastgesteld en toe te zien op de naleving daarvan door het betrokken team en de technische leiding daarvan.

ARBITRAGECOMMISSIE

Artikel 8

 

1. Ingevolge artikel 22, lid 3b van de statuten kan de ledenvergadering een arbitragecommissie benoemen.
2. De arbitragecommissie bestaat uit tenminste drie vaste leden en drie plaatsvervangende leden. De leden zijn leden van de vereniging, die tenminste vijf-en-twintig jaar oud zijn en geen andere functie in de vereniging bekleden.
3. De leden van de commissie worden op voordracht van het bestuur benoemd door de ledenvergadering met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Indien de door het bestuur voorgedragen kandidaten voor de commissie bij een tweede stemming niet het vereiste aantal stemmen behalen, dan is de ledenvergadering vrij in haar keuze.
4. De leden van de commissie worden benoemd voor een periode van drie jaren. Ieder jaar treedt een derde van het aantal leden af. Aftredende leden zijn direct herkiesbaar. De commissie maakt een rooster van aftreden. Tussentijds benoemde leden treden in het rooster van aftreden in de plaats van het afgetreden lid.
5. De commissie benoemt jaarlijks uit haar midden een vast lid tot voorzitter/secretaris van de commissie.
6. De commissie heeft tot taak:
   1. het bestuur en/of de ledenvergadering en/of andere organen van de vereniging te adviseren van geschillen, die zijn ontstaan tussen individuele leden en/of bestuur en/of organen van de vereniging ten aanzien van de uitleg en toepassing van statuten, huishoudelijk reglement of de besluiten van de ledenvergadering;
   2. het bestuur en/of de ledenvergadering --indien gevraagd-- te adviseren omtrent de toelating van een nieuw lid of een nieuwe aspirant;
   3. onderzoek te doen naar en te adviseren in zaken, die door bestuur en/of de ledenvergadering en/of andere organen van de vereniging aan haar zijn voorgelegd en die schorsing, ontheffing uit een functie of opzegging van het lidmaatschap resp. aspirantschap van een of meer leden of aspiranten ten gevolge kunnen hebben.
   4. als strafcommissie te fungeren, indien en voorzover het bestuur en/of de ledenvergadering haar dat verzoekt in de door het bestuur en/of de ledenvergadering aan te geven gevallen, uitgezonderd in die gevallen, waarin sprake is van een uitsluiting zonder vervanging (UZV) tijdens een waterpolowedstrijd, waarbij om spoedeisende redenen de polocommissie namens het bestuur een straf kan opleggen.
   5. leden resp. aspiranten op hun verzoek bij te staan in geschillen en/of strafzaken, indien een geschil en/of strafzaak niet door het bestuur en/of de ledenvergadering aan de commissie is voorgelegd. Indien de commissie op grond van lid 5 sub a t/m d van dit artikel reeds betrokken is bij de behandeling van het geschil of de strafzaak dienen alleen die leden van de commissie, die daarbij niet ingeschakeld zijn, het lid resp. de aspirant bij te staan.
   6. het bestuur en/of de ledenvergadering en/of andere organen van de vereniging te adviseren ten aanzien van wijzigingen van statuten en/of huishoudelijk reglement en/of andere reglementen.

 

Door het bestuur resp. door de arbitragecommissie kan tot het nemen van een of meer van de volgende maatregelen tegen een lid resp. aspirant besloten resp. geadviseerd worden:

1. 1.  
      1. berisping van het lid resp. de aspirant;
      2. schorsing van het lid resp. de aspirant voor een bepaalde periode, waardoor het lid resp. de aspirant voor die periode ontzet is uit alle of een deel van de rechten, die aan het lidmaatschap resp. aspirantschap kunnen worden ontleend;
      3. opleggen van een geldboete maximaal tot de hoogte van een door de nationale organisatie, waarbij de vereniging is aangesloten, aan het lid resp. de aspirant opgelegde boete, dan wel de aanwijsbare materiële schade, waarvoor het lid resp. de aspirant wettelijk aansprakelijk gesteld kan worden;
      4. voordragen resp. adviseren tot voordracht aan de ledenvergadering tot ontheffing van het lidmaatschap resp. aspirantschap van de vereniging.
    

 Van maatregelen bedoeld in lid 7 van dit artikel, die door het bestuur tegen een lid resp. aspirant zijn genomen, doet het bestuur schriftelijk mededeling aan het lid resp. de aspirant onder vermelding van de redenen, die aanleiding zijn geweest tot het nemen van de bedoelde maatregel.

Een lid resp. aspirant kan binnen een week, nadat de door het bestuur de onder lid 8 van dit artikel bedoelde mededeling is gedaan, daarvan in beroep gaan bij de arbitragecommissie. Indien de betreffende zaak door het bestuur en/of de ledenvergadering en/of een ander orgaan van de vereniging reeds in eerste instantie aan de commissie was voorgelegd, kan het beroep alleen behandeld worden door de leden van de commissie, die niet aan de behandeling in eerste instantie hebben deelgenomen. Indien er minder dan drie vaste en/of plaatsvervangende leden van de commissie voor de behandeling van een dergelijke zaak in aanmerking komen, benoemen deze leden tijdelijk aanvullende leden voor de duur van de behandeling.

Leden van de commissie, die op enigerlei wijze direct betrokken zijn bij een geschil of een strafzaak, die aan de commissie wordt voorgelegd, zijn verschoond van deelname aan het overleg en/of het onderzoek en het vaststellen van het advies van de commissie. De voorzitter van de commissie wijst uit de plaatsvervangende leden een vervanger aan.

FINANCIËLE COMMISSIE

Artikel 9

 

1. De commissie, bedoeld in artikel 16, lid 4 van de statuten bestaat uit tenminste drie meerderjarige personen, die lid zijn van de vereniging. Zij worden voor drie jaar op voordracht van de leden door de ledenvergadering benoemd.
2. De commissie wijst uit haar midden jaarlijks een voorzitter aan.
3. De commissie heeft tot taak:
   1. het onderzoeken van de jaarlijkse rekening en verantwoording, alsmede de verslaglegging omtrent dat onderzoek naar de jaarvergadering;
   2. het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur inzake financiële aangelegenheden.

WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 10

1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de ledenvergadering. Een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement moet tenminste zes weken voor de vergadering van de ledenvergadering bij het bestuur zijn ingediend.
2. Een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement dient in de agenda van de betreffende ledenvergadering te zijn opgenomen en dient vier weken voor die vergadering aan de leden te zijn medegedeeld. Het besluit tot wijziging behoeft tenminste tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen.
3. Een wijziging treedt in werking op de datum, die na aanname van de wijziging door de ledenvergadering is bepaald met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

 Vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 19 december 1990.

 

P.P. Smit                                          W. ten Bosch

(voorzitter)                                       (secretaris)

 

Nader vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 13 maart 1996.